Kompas: kwaliteitsdocumentatie die vindbaar blijft
Een intranet waarin beleid, processen en registers van een zorgorganisatie bij elkaar staan — met een leesbare structuur, een archief voor wat vervangen is, en documenten die je bij een audit zo kunt aanleveren.
Het vraagstuk
Kwaliteitsdocumentatie sneuvelt zelden aan de inhoud, meestal aan de vindbaarheid.
Beleidsstukken, procesbeschrijvingen en registers groeien jarenlang door in gedeelde mappen. Er ontstaan versies naast versies, en bij een audit is de vraag niet of het stuk bestaat maar welke versie nu geldt en wanneer die voor het laatst is beoordeeld. Dat kost bij elke toetsing opnieuw dagen uitzoekwerk.
Wat we gebouwd hebben
Eén plek voor de documentatie, ingericht op terugvinden en aantoonbaar maken.
- Documenten geordend per categorie — beleid, processen, juridisch, kwaliteitsmanagement
- Een archief dat losstaat van de actuele stukken, zodat oude versies bewaard blijven zonder in de weg te zitten
- Zichtbaar wanneer een document voor het laatst is herzien, zodat achterstand opvalt
- Documenten in de huisstijl, met een echte datum in plaats van de datum van de laatste kopieerslag
- Downloadbaar als bewijsstuk, inclusief de formeel getekende documenten
Waarom dit meer is dan een documentenmap
De winst zit in wat je kunt aantonen, niet in wat je hebt opgeslagen.
Voor normen als NEN 7510 is het niet genoeg dat beleid bestaat: je moet laten zien dat het beoordeeld is, door wie en wanneer. Door dat in het systeem vast te leggen in plaats van in een losse spreadsheet, is de verantwoording een kwestie van opzoeken.
Kompas is gebouwd als maatwerk rond een bestaand werkproces — precies het soort opdracht dat onder maatwerk-automatisering valt. Hoe zo'n traject loopt, staat bij de werkwijze.
Loopt jullie kwaliteitsdossier ook vol?
Vertel kort hoe de documentatie nu beheerd wordt. Dan kijken we wat er te winnen valt — vrijblijvend.