1. Opschrijven in eigen woorden
De begeleider beschrijft wat er die dienst gebeurd is, zoals hij of zij het zou vertellen. Typen kan, inspreken ook.
Onze eigen applicatie
DossierTijd: van observatie naar rapportage in het dossier
Begeleiders leggen hun observaties vast in gewone taal. DossierTijd maakt daar een rapportage van die aansluit op het zorgplan, in de opmaak van de organisatie, en schrijft die terug naar het dossier.
Wat DossierTijd doet
De tijdwinst zit vooral in dubbel werk. Begeleiders schrijven hun dag vaak twee keer op: eerst in een notitie of op een kladje, daarna nog eens in het dossier.
DossierTijd zet die eerste, eigen woorden om in een rapportage die aansluit op het zorgplan en op de opmaak die de organisatie gebruikt. De begeleider leest na, past aan waar nodig, en slaat op. Wat overblijft is één keer opschrijven in plaats van twee keer.
- Rapportages en evaluaties in de eigen opmaak van de organisatie
- Aansluiting op de doelen uit het zorgplan van de cliënt
- Koppeling met Nedap Ons via de officiële connector
- Werkt op de eigen inrichting per organisatie, niet op een standaardsjabloon
Hoe het in de praktijk werkt
Vier stappen, en de begeleider houdt bij alle vier de regie.
2. Concept in de eigen opmaak
DossierTijd maakt daar een concept-rapportage van in de vorm die de organisatie gebruikt, gekoppeld aan het zorgplandoel waar het over gaat.
3. Lezen, bijstellen, akkoord
Het concept is een voorstel, geen eindtekst. De begeleider leest na, past aan en blijft verantwoordelijk voor wat er komt te staan.
4. Terug in het dossier
Pas na akkoord gaat de rapportage naar het dossier — via de koppeling, zodat er niets overgetypt hoeft te worden.
De koppeling met Nedap Ons en andere ECD's
Een rapportage die niet in het dossier belandt, lost niets op. De koppeling is daarom geen extra, maar het sluitstuk.
Met Nedap Ons koppelen we via de officiële connector, op de eigen inrichting van de organisatie. Dat betekent dat we werken met de rechten en de indeling die de organisatie zelf al heeft, en niet met een omweg om het systeem heen.
Voor andere ECD's en systemen bouwen we koppelingen op maat. Wat mogelijk is, hangt af van welke API of exportmogelijkheid die leverancier biedt — dat zoeken we in de eerste fase samen uit, vóór er iets gebouwd wordt. Zie ook maatwerk-automatisering.
Zorgvuldig met cliëntgegevens
Het gaat om dossiers van mensen. Daar hoort een inrichting bij die dat aankan, en een eerlijk verhaal over wat we wel en niet kunnen aantonen.
- De inrichting volgt de AVG en de norm NEN 7510, met logging van wie wat inziet.
- Afspraken over de verwerking van gegevens leggen we vast in een verwerkersovereenkomst.
- AY Automatisering is zelf niet NEN 7510-gecertificeerd; we werken wel volgens die norm.
Op www.dossiertijd.nl/veiligheid staat uitgebreider hoe cliëntgegevens in DossierTijd verwerkt worden.
Wat DossierTijd niet doet
Net zo belangrijk als wat het wel doet.
- Het neemt geen beslissingen over zorg. Een concept is een voorstel; de begeleider bepaalt wat er in het dossier komt.
- Het vervangt het ECD niet — het schrijft ernaartoe.
- Het verzint geen informatie die de begeleider niet zelf heeft aangeleverd.
- Het is geen kant-en-klaar pakket dat je aanzet: er gaat inrichting op de eigen werkwijze aan vooraf.
Meer over hoe we AI inzetten en waar wat ons betreft de grens ligt, staat op AI in de zorg.
Benieuwd of dit bij jullie past?
Vertel kort hoe het rapporteren nu gaat. We kijken mee met het echte proces voordat er iets gebouwd of ingericht wordt.